Gutschein-Automatisierung für Shopify

Mit dieser individuellen Leafworks-Automatisierung können Gutscheine direkt aus Shopify heraus erstellt und zusammen mit dem Versandlabel automatisch gedruckt werden. Die Lösung ersetzt den bisherigen manuellen Prozess, bei dem pro Gutschein mehrere Minuten Arbeitszeit anfielen.

Die Voucher-Automatisierung verbessert deutlich die Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit – insbesondere in Hochphasen.

Ziele

Vollautomatische Erzeugung von Gutschein-PDF und Versandlabel-PDF
Direkter Druck auf zwei spezialisierte Drucker (Gutscheinkarten + Versandetiketten)
Automatisierte Verarbeitung der Shopify-Bestellung über die Middleware
Fehlerreduzierung und Entlastung des Support-Teams
Stabile Abwicklung hoher Volumina (50–200+ Gutscheine pro Tag)

Funktionsweise

Die Lösung besteht aus vier hintereinander ausgeführten Schritten:

1. Bestellung erkennen

Die Middleware prüft automatisch, ob in Shopify eine Bestellung für eine Gutschein-Box eingegangen ist.
Erst wenn die Bestellung vollständig vorliegt, wird sie abgeholt und weiterverarbeitet.

2. Gutschein erzeugen (PDF)

Aus den Bestelldaten wird ein Gutschein im passenden Kartenformat generiert.
Typische Felder:

Gutscheinwert
Gutschein-Code
Bestellnummer

Alle Angaben werden automatisch in das PDF eingebettet.

3. Versandlabel erzeugen (PDF)

Parallel wird das Versandlabel im Standard-Etikettenformat erzeugt. Dieses kann direkt über den angebundenen Thermodrucker ausgegeben werden.

4. Direkter Druck

Die Middleware sendet beide Dokumente an die jeweils vorgesehenen Geräte:

Kartendrucker (Thermosublimation)
Versandetikettendrucker (Thermoetiketten)

Das Team kann sofort mit dem Konfektionieren der Gutschein-Box weitermachen.

Prozessdiagramm (Beschreibung)

Die Automatisierung folgt einem festen Workflow:

Check: Bestellung erkennen und Daten aus Shopify abrufen
Gutschein-PDF erzeugen
Versandlabel-PDF erzeugen
Direktdruck auf beiden Druckern

Dieses modulare Setup ermöglicht Erweiterungen, z. B. für Multi-Page-Gutscheine, mehrere Boxen pro Bestellung oder verschiedene Gutschein-Templates.

Vorteile der Automatisierung

Reduktion der Bearbeitungszeit von ca. 4 Minuten auf unter 1 Minute pro Bestellung
Keine manuelle Dateneingabe → weniger Fehler
Stabiler Durchsatz auch bei sehr hohen Bestellmengen
Klar strukturierter Prozess, der sich problemlos erweitern oder anpassen lässt
Entlastung des Customer-Service-Teams insbesondere in Peak-Zeiten

Fehlerbehebung & Logs

Bei Bedarf können folgende Aspekte geprüft werden:

Ist die Shopify-Bestellung vollständig?
Sind beide Drucker erreichbar und korrekt eingerichtet?
Liegen die benötigten Materialformate (Karten/Etiketten) im Drucker bereit?
Sind Gutschein-Template und Label-Template korrekt hinterlegt?
Gibt es Fehlerlogs in der Middleware?

Support & Anpassungen

Die Lösung ist individuell anpassbar und kann um weitere Prozesse ergänzt werden (z. B. Multi-Page-Gutscheine, variable Layouts, zusätzliche Labels oder Fulfillment-Workflows).

Wenn ihr die Automatisierung erweitern oder für euer System übernehmen möchtet, meldet euch gern bei uns.