Case Study: Portal für Self-Service-Mietprozesse

1. Herausforderung & Kontext

Ein Vermietungsunternehmen wollte den Mietprozess ihrer Mieter digitalisieren, vereinfachen und effizienter gestalten – und zwar ortsunabhängig und vollständig online, vom Finden der Wohnung bis zur Vertragserstellung und Verwaltung. Bislang wurden Mietverträge per Post versandt - bis zum Abschluss des Vertrags vergingen Tage bis Wochen. Ziel war ein skalierbares, wartbares Portal, das ohne Immobilienbüro oder Papierkram funktioniert.

2. Unsere Lösung

Leafworks entwickelte eine schlanke Plattform, die folgende Funktionen vereint:

• Wohnungssuche & -Präsentation: Nutzer:innen können verfügbare Zimmer in modernen Apartments entdecken – Co‑Living-Umgebung inklusive digitaler Buchung 

• Self-Service‑Ablauf vom Exposé bis zur Unterschrift:

  • Online Besichtigung → Anfrage via Formular

  • Senden des Mietvertrags per E‑Mail zum digitalen Ausfüllen & Unterschreiben

• Technologie-Stack:

  • Strapi als Headless CMS/Backend

  • Stripe für flexible Zahlungsabwicklung (z. B. Kaution, Miete)

  • DocuSign für rechtssichere digitale Signatur

  • Verwaltungstool für Mietobjekte – alles in einem modularen, skalierbaren System.

3. Mehrwert für Vermieter & Mieter:innen

• Für Mieter:innen:

  • Schneller, bequemer, medienbruchfreier Prozess – von der Suche bis zur Unterschrift.

  • zugänglich jederzeit, mobil oder am Desktop.

• Für das Unternehmen:

  • massive Entlastung des Supports – weniger Rückfragen, mehr Automatisierung.

  • Skalierbarkeit: Vergrößertes Portfolio lässt sich effizienter digital abwickeln.

  • minimaler Wartungsaufwand dank moderner, modularer Architektur.

4. Architektur & Workflow

Ablauf:

1. Nutzer:in besucht das Kundenportal – stöbert auf der Plattform (Rooms, Beschreibungen, Preise).

2. Anfrage über Formular – Backend (Strapi) verarbeitet die Daten.

3. Mietvertrag wird automatisiert erstellt & per E-Mail verschickt.

4. Mieter:in unterschreibt digital via DocuSign (rechtssicher).

5. Stripe integriert Zahlungen (z. B. SEPA-Lastschrift für Kaution).

6. Verwaltungstool übernimmt das Objektmanagement.

5. Erkenntnisse & Lessons Learned

• Modularer Aufbau (Headless CMS + API) ermöglicht schnelle Anpassungen.

• Integration bewährter Services (Stripe, DocuSign) reduziert Komplexität und Entwicklungsaufwand.

• UX-Fokus ermöglicht intuitive Abläufe und reduziert Supportbedarf.

• Datenschutz & Rechtssicherheit durch DocuSign-Integration und klar definierte Workflows.

6. Fazit 

Das Beispiel zeigt, wie eine sinnvoll konzipierte und umgesetzte Customer Self-Service-Plattform im Immobilienbereich funktionieren kann – skalierbar, flexibel und komplett digital.

Ihr braucht eine ähnliche Lösung? Wir gestalten euer Self-Service-Portal branchenübergreifend – z. B. zur Schadenmeldung, zum Onboarding, zur Abrechnung oder zur Dokumentenverwaltung.

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Weitere Informationen findet ihr auf unserer Seite "Kundenportal erstellen".