Anhänge aus Zendesk per Klick zu Workist

Unser Kunde nutzt Workist als zentrales System für eingehende Dokumente. Die Herausforderung: Dateien, die in Zendesk an Tickets hängen, sollten ohne Umwege in Workist landen. Dafür haben wir unsere Attachments Manager App um eine Vorschau- und Auswahlfunktion erweitert und eine Direktanbindung an Workist geschaffen.

Agenten sehen alle Ticket-Anhänge (z. B. PDF, JPG) in der App, wählen gezielt aus und senden sie per einen Button „an Workist“. Die Informationen werden anschließend in Workist weiterverarbeitet.

Zielbild

• Durchgängiger Fluss von der Anfrage bis zur Ablage in Workist

• Weniger manuelle Schritte, höhere Datenqualität

• Bedienung direkt im Ticket, ohne Tool-Wechsel

• Nachvollziehbare Historie im Ticket

Lösung im Überblick

• Attachment-Vorschau im Ticket: PDFs, JPGs u. a. werden übersichtlich gelistet

• Gezielte Auswahl: nur relevante Dateien markieren

• Ein Klick: Aktion „an Workist senden“ übergibt Dateien inkl. Metadaten

• Verarbeitung in Workist: Inhalte werden dort extrahiert/weitergeführt

• Transparenz: Status/Referenzen können im Ticket dokumentiert werden
   

So läuft es im Ticket (UX)

Ticket öffnen → Anhänge in der App prüfen → gewünschte Dateien anhängen → „an Workist senden“ → Workist verarbeitet.

Ergebnisse für unseren Kunden

• Durchgängigkeit: konsistenter Weg von Zendesk nach Workist

• Zeitgewinn: deutlich weniger manuelle Zwischenschritte

• Transparenz: klare Ticket-Historie (wer hat was wann gesendet)

• Datenqualität: strukturierte Übergabe, saubere Ablage in Workist

• Skalierbarkeit: weitere Dateitypen/Regeln jederzeit erweiterbar

Warum Leafworks

• Tiefe Zendesk-Expertise & Custom-App-Entwicklung

• Saubere, praxistaugliche Workflows und Integrationen zu Workist

• Schlanke Umsetzung mit klarer Erweiterungsperspektive

Zendesk-Anhänge automatisiert verarbeiten statt manuell ablegen?

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